MAKLUMAT UNIT
- Jumlah staf Unit Pentadbiran dan Kewangan keseluruhannya seramai 26 orang
- Berperanan mengendalikan, menguruskan segala keperluan, perkhidmatan staf dari mula pelantikan hingga persaraan.
- Bertanggungjawab dalam hal-hal kewangan, perolehan, aset dan pembangunan di kolej.
- Bertanggungjawab menjaga keselamatan staf, pelajar, hartabenda KMK, kebersihan dan keceriaan kolej.
- Menerima dan menyelesaikan aduan pelanggan.
- Beroperasi mulai pukul 8:00 pagi hingga 5:00 petang.
2. FUNGSI UTAMA UNIT
Fungsi unit ini terbahagi kepada dua fungsi yang utama, iaitu:
FUNGSI UNIT PENTADBIRAN
- Menguruskan dan mengemaskini Buku Rekod Pekhidmatan
- Menguruskan dan mengemaskini maklumat dan hal-hal perjawatan.
- Bertanggungjawab menguruskan hal-hal perkhidmatan pegawai/staf kolej seperti urusan pelantikan, pertukaran, kenaikan pangkat/pemangkuan, peperiksaan/ prestasi, tatatertib, cuti dan persaraan/pencen.
- Menguruskan keperluan latihan dan kompentensi
- Menguruskan dan menyelia hal-hal berkaitan pentadbiran kolej , fail, dokumen rasmi, surat-menyurat, kuarters, tempahan kenderaan dan premis di kolej.
- Bertanggungjawab menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan stor dan aset alih kolej dari aspek pendaftaran, penerimaan hingga pelupusan serta memastikan keselamatan aset dan harta benda kolej dipelihara dan dikawalselia.
- Menjadi urusetia perhimpunan bulanan kolej, mesyuarat-mesyuarat utama dan acara-acara serta majlis-majlis rasmi di kolej
- Menerima, menyelesaikan aduan dan pertanyaan pelanggan dan warga KMK.
FUNGSI UNIT KEWANGAN
- Menyediakan laporan bulanan dan tahunan prestasi perbelanjaan kolej
- Menguruskan permohonan peruntukan kewangan, permohonan pindah peruntukan dan peruntukan tambahan
- Menyediakan belanjawan mengurus tahunan ABM dan pembangunan kolej
- Menyedia dan menguruskan bajet akaun amanah kolej
- Menerima dan memproses baucar bayaran tuntutan-tuntutan TNT/ELM dan lain-lain
- Menyelenggara proses penghantaran pesanan tempatan
- Menguruskan pembelian melalui sistem e-perolehan
- Menguruskan kutipan hasil & terima
- Memproses gaji
- Menguruskan pembayaran elaun wang saku pelajar
- Menjawab dan memberi maklumbalas pertanyaan audit
- Bertanggungjawab menguruskan perolehan kolej melalui tender, sebutharga, kontrak, pembelian terus dan panjar wang runcit.
- Menguruskan pakej latihan/kursus staf kolej dan pelajar.
3. PERATURAN ATAU PROSEDUR
- Urusan semua jenis cuti hendaklah dimohon lebih awal.
- Memastikan semua staf di bawah unit pentadbiran mencukupi kursus 7 hari setahun.
- Menguruskan Penilaian Prestasi Tahunan.(SKT/LNPT) mengikut tempoh yang ditetapkan.
- Urusan permohonan tempahan kenderaan jabatan hendaklah dimohon lebih awal sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tarikh penggunaan, mendapat sokongan ketua jabatan dan mempunyai dokumen sokongan.
- Urusan tempahan premis kolej seperti dewan, rumah tamu, padang dan lain-lain prasarana hendaklah dimohon secara bertulis dan mendapat kebenaran dari ketua jabatan dan dikenakan caj/bayaran mengikut prosedur dan surat pekeliling yang berkuatkuasa..
- Staf kolej bertanggungjawab mengemaskini dan memberi maklumat berkaitan pengisytiharan harta setiap 5 tahun perkhidmatan atau apabila ingin mengemaskini maklumat harta yang baru diperolehi.
- Urusan permohonan stor kolej hendaklah dimohon 3 hari lebih awal, diisi dalam borang permohonan stok, disahkan oleh pegawai pelulus dan tertakhluk pada waktu urusan stor.
